Liste des fonctions de GarageOps

Tableau de bord

• Tableau de bord en temps réel — Votre centre de commandement. Visualisez en direct les inspections en cours, les visites actives et les communications clients. Dès qu’un technicien complète une pré-inspection, une notification vous permet d’intervenir immédiatement auprès du client — pendant que son véhicule est encore dans l’atelier. Le conseiller technique voit en tout temps qui travaille sur quoi grâce au module Temps intégré.
• Mini-tableau de bord Punch — Sachez en un coup d’œil qui travaille sur quel véhicule, et combien de temps y a été consacré. Identifiez les périodes inactives — une source de perte souvent invisible dans les ateliers. On ne peut améliorer que ce qu’on mesure : la mesure du temps est le point de départ de toute amélioration.
• Tuile demandes de rendez-vous — Réduisez les appels entrants. Vos clients vous contactent depuis leur téléphone et le système leur propose automatiquement les entretiens recommandés basés sur leur historique. Avant de rappeler, vous voyez d’un clic le dossier complet du client : entretiens acceptés, refusés, et ce qui est en retard. Choisissez intelligemment à qui vous accordez les créneaux en période de forte demande.
• Tuile inspections en cours — Visualisez en temps réel les inspections actives de vos techniciens, incluant photos et vidéos. Modifiez le rapport directement avant de le transmettre au client par SMS ou courriel, tout en ayant le tableau de maintenance du véhicule sous les yeux.
• Tuile dernières visites — Accédez rapidement aux visites récentes et en cours directement depuis votre tableau de bord, sans navigation supplémentaire.
• Note d’alerte rouge sur fiche véhicule — Une note visuelle clignotante sur la fiche d’un véhicule pour ne jamais oublier une information critique. Visible immédiatement, modifiable en tout temps.

Fiche Véhicule

• Fiche véhicule complète — Tout l’historique d’un véhicule en un seul endroit : entretiens, inspections, communications avec le client et notes importantes. Fini les recherches dans plusieurs systèmes.
• Décodeur VIN automatique (IA) — Entrez ou scannez un numéro VIN et le système identifie automatiquement le véhicule : marque, modèle, année et caractéristiques. Zéro saisie manuelle.
• Scan VIN par caméra mobile — Le technicien pointe son téléphone vers le VIN et le véhicule est identifié instantanément. Rapide, précis, sans erreur de frappe.
• Historique complet des visites — Toutes les visites passées d’un véhicule sont accessibles directement dans sa fiche, avec les détails de chaque intervention.
• Dernière inspection dans la fiche — Consultez et mettez à jour le dernier rapport d’inspection directement depuis la fiche véhicule, sans navigation supplémentaire.
• Plan de maintenance dans la fiche — Le plan d’entretien personnalisé du véhicule est visible directement dans la fiche, avec mise à jour automatique basée sur les inspections et les actions du technicien.
• Modification du plan depuis la fiche — Ajustez le plan de maintenance d’un véhicule sans jamais quitter sa fiche. Rapide, contextuel, sans friction.
• Calcul du kilométrage moyen — Le système calcule automatiquement le kilométrage moyen annuel du véhicule, permettant de déclencher des rappels SMS précis et personnalisés pour le prochain changement d’huile.
• Prévention des doublons de VIN — Le système détecte automatiquement si un numéro VIN existe déjà avant de créer une nouvelle fiche, évitant les doublons et la confusion dans vos données.

Inspection numérique

• Formulaire d’inspection personnalisable — Créez vos propres formulaires d’inspection selon les besoins de votre atelier. Ajoutez votre logo, organisez les sections à votre façon. Personnalisation illimitée, sans aucune expertise technique requise.
• Bibliothèque de modèles d’inspection — Accédez à une bibliothèque de formulaires réutilisables et importables. Créez des modèles par type de véhicule, par type d’intervention ou par saison.
• Formulaires bilingues français / anglais — Chaque formulaire est disponible en français et en anglais. L’envoi au client se fait automatiquement dans sa langue, sans intervention de votre part.
• Inspection depuis l’application mobile — Le technicien complète l’inspection directement sur son téléphone ou sa tablette, en atelier, sans papier et sans retour au poste de travail.
• Photos dans l’inspection — Prenez des photos directement depuis l’application et intégrez-les au rapport d’inspection. Une image vaut mille mots — et justifie mille dollars de travaux.
• Vidéos courtes dans l’inspection — Capturez de courtes vidéos pour documenter un bruit, une fuite ou un problème difficile à expliquer par écrit. Maximum 5 secondes, impact maximum sur la confiance du client.
• Envoi du rapport par SMS — Transmettez le rapport d’inspection au client par texto en un clic, pendant que son véhicule est encore dans l’atelier. Taux de lecture : imbattable.
• Envoi du rapport par courriel — Envoyez le rapport d’inspection complet par courriel, avec photos et vidéos, directement depuis le tableau de bord.
• Page publique de consultation — Chaque inspection génère un lien sécurisé unique que le client peut consulter depuis n’importe quel appareil. Professionnel, clair, et sans application à télécharger.
• Modification depuis le tableau de bord — Le conseiller technique peut corriger ou compléter une inspection existante directement depuis le tableau de bord, avant ou après l’envoi au client.
• Suivi du statut de traitement — Marquez chaque inspection comme traitée une fois les suites données. Gardez une vue claire sur ce qui est fait et ce qui attend votre attention.
• Envoi adapté à la langue du client — Le SMS ou courriel est automatiquement envoyé dans la langue préférée du propriétaire, sans que vous ayez à y penser.
• Traçabilité de l’envoi — Sachez exactement qui a envoyé l’inspection et à quelle heure. Une traçabilité complète pour toute votre équipe.
• Impression du rapport — Générez une version imprimable du rapport d’inspection pour les clients qui préfèrent le papier ou pour vos archives.
• Prévisualisation avant envoi — Consultez l’aperçu complet du rapport avant de l’envoyer au client. Aucune mauvaise surprise.

Maintenance Préventive

• Plans de maintenance par marque et modèle — Créez des plans d’entretien préétablis selon vos habitudes et recommandations d’atelier pour chaque marque et modèle. Standardisez votre qualité de service.
• Plan de maintenance personnalisé par VIN — Associez un plan d’entretien unique à chaque véhicule spécifique, tenant compte de son historique réel et de ses particularités.
• Gestion des types d’entretien — Créez et gérez votre propre liste des types d’entretiens offerts dans votre atelier. Votre catalogue, vos règles.
• Activation et désactivation des entretiens — Activez ou désactivez chaque type d’entretien selon la saison, la disponibilité ou vos priorités. Contrôle total sur ce que vous proposez.
• Alertes visuelles en rouge pour entretiens en retard — Les entretiens dépassés apparaissent immédiatement en rouge dans la fiche véhicule. Aucun entretien oublié, aucun client qui repart avec un problème non adressé.
• Rappel SMS automatique changement d’huile — Envoyez automatiquement un rappel par texto au moment opportun, calculé selon le kilométrage moyen réel du véhicule. Plus besoin d’y penser — le système travaille pour vous.
• Rappel SMS avec prochain KM et prochaine date — Le rappel inclut le kilométrage et la date recommandée du prochain entretien, donnant au conseiller technique toute l’information pour simplifier la prise du prochain rendez-vous.
• Mise à jour du plan depuis l’inspection — Le technicien peut mettre à jour le plan de maintenance directement lors d’une inspection, sans étape supplémentaire. L’information circule en temps réel.

Visite & Commande de travail

• Création de visite — Ouvrez un dossier de visite pour chaque véhicule entrant en atelier. Regroupez inspection, entretiens, notes et communications en un seul dossier structuré.
• Création d’une offre de service — Générez une soumission structurée directement à partir des observations du technicien lors de l’inspection. Professionnelle, rapide, et basée sur des données réelles.
• Conversion d’une offre en visite — Transformez une soumission acceptée en visite active en un clic. Aucune ressaisie, aucune perte d’information.
• Liste des visites avec filtres — Vue d’ensemble de toutes vos visites avec des filtres puissants. Trouvez instantanément n’importe quelle visite par client, par véhicule ou par date.

Rendez-vous

• Gestion des demandes de rendez-vous — Recevez et gérez toutes les demandes de RDV de vos clients depuis une interface centralisée. Répondez rapidement, sans jongler entre le téléphone et vos logiciels.
• Configuration de vos disponibilités — Définissez vos plages horaires disponibles selon vos capacités réelles. Offrez des créneaux réalistes, évitez la surcharge.
• Suggestion automatique du prochain RDV — Le système propose intelligemment la prochaine date de visite basée sur l’historique d’entretien et le kilométrage moyen du véhicule.
• Demande de RDV depuis l’application client — Vos clients soumettent leur demande directement depuis leur téléphone, à n’importe quelle heure. Votre atelier reste accessible 24h/24.
• Dossier client visible avant le rappel — Avant de rappeler un client pour son RDV, consultez son dossier complet en un clic : entretiens acceptés, refusés, inspections passées. Préparez votre appel, maximisez chaque conversation.
• Constructeur de formulaire de prise de RDV — Personnalisez le formulaire de demande de rendez-vous selon vos besoins. Collectez exactement les informations qui vous sont utiles avant l’arrivée du client.

Gestion des Communications

• Modèles de SMS personnalisables — Créez et personnalisez vos messages SMS automatiques : rappels d’entretien, résultats d’inspection, confirmations de visite. Votre voix, vos mots, envoyés automatiquement.
• Modèles de courriels personnalisables — Personnalisez vos courriels automatiques pour les remerciements, les suivis d’inspection et les résultats de l’inspection technicien. Professionnels à chaque envoi.
• Courriel de remerciement automatique — Envoyez automatiquement un courriel de remerciement après chaque visite. Un geste simple qui fidélise et distingue votre atelier.
• Courriel de suivi d’inspection — Un courriel de suivi est envoyé automatiquement après une inspection, gardant le client informé et engagé avec votre atelier.
• Gestion du consentement SMS (opt-in / opt-out) — Respectez les préférences de communication de chaque client. Le système gère automatiquement les opt-in et opt-out Twilio, en toute conformité.
• Historique des consentements — Conservez un historique complet des consentements SMS de vos clients. Une traçabilité essentielle pour la conformité légale.
• Envoi groupé de courriels de remerciement — À partir du rapport Liste des visites, sélectionnez une plage de dates et générez en quelques secondes la liste des clients venus à l’atelier. Transformez-la instantanément en liste d’envoi pour un courriel de remerciement groupé.
• Placeholders vers vos réseaux sociaux — Personnalisez vos modèles de courriels grâce à des placeholders insérant automatiquement les liens vers votre fiche Google Business ou votre page Facebook. Chaque courriel de remerciement devient une occasion d’augmenter vos avis clients et votre trafic sur les réseaux sociaux.
• Relance groupée des travaux recommandés — Générez une liste de relance pour les clients dont des travaux ont été identifiés lors d’une inspection mais non réalisés. Une façon simple de récupérer des opportunités de service oubliées, tout en gardant le client informé.

Gestion du Temps (Punch)

• Punch mobile pour les techniciens — Les techniciens enregistrent leurs heures directement depuis leur application mobile. Simple, précis, et sans retour au bureau.
• Association aux bons de travail — Chaque heure enregistrée est associée à un bon de travail spécifique. Sachez exactement combien de temps a été consacré à chaque véhicule.
• Rapport de feuille de temps — Un rapport complet des heures travaillées par technicien, par période ou par bon de travail. La base de toute gestion efficace de votre équipe.
• Rapport pour les payes — Appliquez des règles automatiques de début et de fin de journée pour accélérer et simplifier votre processus de paie hebdomadaire.
• Grille horaire de l’équipe — Visualisez les heures de travail de toute votre équipe dans une vue calendrier claire. Planifiez, ajustez, optimisez.
• Rapport détaillé des heures — Obtenez le détail complet des heures de chaque technicien par tâche et par véhicule. Identifiez les inefficacités, récompensez la performance.
• Bouton Terminer la journée — En fin de journée, un simple bouton ferme proprement la session de travail du technicien sur l’application mobile. Aucun oubli, aucun double enregistrement.

Rapports

• Rapport — Liste des véhicules (VINs) — Exportez la liste complète de tous les véhicules enregistrés dans votre système. Votre parc client à portée de main.
• Rapport — Liste des propriétaires — Accédez à la liste complète de vos clients avec leurs coordonnées et informations associées.
• Rapport — Liste des visites — L’historique complet de toutes vos visites, avec filtres par période, par technicien ou par client.
• Rapport — Clients connectés à l’application — Suivez l’adoption de l’application mobile client parmi votre clientèle. Mesurez votre taux d’engagement numérique.
• Rapport — Rappels de changement d’huile — Visualisez tous les rappels SMS envoyés et à venir. Gérez vos communications proactives en un seul endroit.
• Rapport global — Vue d’ensemble de l’atelier — Un rapport synthèse de l’activité de votre atelier pour un audit interne rapide ou une revue de performance.
• Export CSV des véhicules — Téléchargez la liste de tous vos véhicules en format tableur pour vos propres analyses ou systèmes externes.

Gestion des Usagers

• Gestion complète des utilisateurs — Créez, modifiez et désactivez les comptes de chaque membre de votre équipe. Contrôle total sur qui a accès à quoi dans votre atelier.
• Rôles et permissions — Attribuez les bons droits d’accès selon chaque rôle : administrateur, conseiller technique ou technicien. Chacun voit ce dont il a besoin, rien de plus.
• Plateforme multilingue par usager — Chaque utilisateur travaille dans sa propre langue. Un technicien peut compléter une inspection en espagnol, le conseiller la reçoit en français et l’envoie en anglais au client — entièrement automatique, sans aucune intervention manuelle.
• Déconnexion automatique par inactivité — La session se ferme automatiquement après une période d’inactivité, protégeant les données de votre atelier et de vos clients.
• Récupération de mot de passe — Vos employés peuvent réinitialiser leur mot de passe en toute autonomie, sans vous déranger. Simple et sécuritaire.
• Suppression d’un compte utilisateur — Retirez un ancien employé ou un client du système en toute sécurité, avec confirmation avant action irréversible.

Administration du Garage

• Fiche de configuration du garage — Configurez les informations de base de votre atelier : nom, adresse, téléphone et logo. Le point de départ de votre identité numérique dans GarageOps.
• Logo personnalisé dans l’application mobile — Votre logo apparaît dans l’application mobile de vos techniciens. Une expérience cohérente avec votre image de marque, du bureau à l’atelier.
• Indicateurs de performance du garage — Accédez aux statistiques clés de votre atelier directement dans l’interface d’administration. Prenez des décisions basées sur des données réelles.
• Importation de données depuis votre système actuel — Migrez vos clients et vos véhicules depuis votre logiciel actuel vers GarageOps. Pas de départ à zéro — votre historique vous suit.
• Conformité Loi 25 (vie privée) — Module intégré de gestion des consentements et de la vie privée de vos clients, conforme aux exigences de la Loi 25 au Québec.

Application Mobile — Technicien

• Application iOS et Android dédiée aux techniciens — Une application native disponible sur iPhone et Android, conçue spécifiquement pour les techniciens en atelier. Inspections, punch et communications, tout en un.
• Formulaire d’inspection sur mobile — Complétez les formulaires d’inspection directement depuis le téléphone, en atelier, avec photos et vidéos intégrées. Zéro papier, zéro double saisie.
• Module travailleurs étrangers (16 langues) — Traduisez automatiquement les questions d’inspection dans 16 langues pour les ateliers avec des travailleurs étrangers. Aucune barrière linguistique ne devrait nuire à la qualité d’une inspection.
• Chat interne technicien ↔ conseiller — Messagerie en temps réel entre les techniciens en atelier et le conseiller technique au bureau. Communication instantanée, sans déranger le flux de travail.
• Messages rapides prédéfinis — Des réponses prédéfinies pour les situations les plus fréquentes. Communiquez vite, sans fautes, sans perdre de temps à taper.
• Alertes visuelles du plan de maintenance — Les entretiens en retard apparaissent en rouge directement sur l’application du technicien. Il voit immédiatement ce qui doit être adressé sur le véhicule en cours.
• Dernière inspection visible sur mobile — Le technicien peut consulter la dernière inspection avec toutes ses photos, pour suivre l’évolution des points d’inspection d’un véhicule au fil du temps.
• Mode nuit — Une interface en mode sombre pour une utilisation confortable dans les conditions d’éclairage variées d’un atelier mécanique.
• Notifications push en temps réel — Recevez des alertes instantanées pour les nouvelles inspections assignées, les messages entrants ou les mises à jour importantes.
• Vérification des mises à jour de l’application — Vérifiez en un clic depuis l’application si une nouvelle version est disponible sur l’App Store ou le Play Store. Toujours à jour, toujours au meilleur de GarageOps.

Application Mobile — Client

• Application mobile pour vos clients — Offrez à vos clients une application dédiée pour suivre leur véhicule, consulter leurs inspections et prendre rendez-vous. Une valeur ajoutée qui vous distingue.
• Consultation du rapport d’inspection — Le client visualise son rapport d’inspection complet — avec photos et vidéos — directement depuis son téléphone. La transparence qui bâtit la confiance.
• Demande de rendez-vous depuis l’application — Vos clients soumettent leurs demandes de RDV à n’importe quelle heure, depuis n’importe où. Votre atelier est disponible 24h/24 pour prendre les demandes.
• Connexion sécurisée par numéro de téléphone — Authentification simple et sécurisée par numéro de téléphone. Pas de mot de passe à mémoriser, pas de friction à la connexion.
• Interface bilingue français / anglais — L’application s’adapte automatiquement à la langue préférée de chaque client, français ou anglais. Une expérience fluide pour toute votre clientèle.